Privacy Verklaring

De Nederlandse Vereniging voor Endodontologie (NVvE) is verwerkingsverantwoordelijk voor de persoonsgegevens die de Vereniging bij aanmelding van haar leden en heeft ontvangen. Daarnaast is de NVvE verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de Vereniging zelf, al dan niet via haar activiteiten en digitale kanalen verzamelt.

De leden van de NVvE, alsmede de bezoekers en gebruikers van onze digitale kanalen, moeten erop kunnen vertrouwen dat de NVvE zorgvuldig en veilig met de verzamelde persoonsgegevens omgaat. De NVvE is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft onder meer door passende maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie en transparantie.

In deze Privacyverklaring is beschreven hoe de NVvE de persoonsgegevens van haar leden verwerkt en beschermt, het geen gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, inbegrepen de uitvoeringswet AVG.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring worden via de digitale nieuwsbrief van de NVvE en via de website van de NVvE bekendgemaakt.

1. PERSOONSGEGEVENS, DOELEINDEN EN VERWERKINGSGRONDEN

Persoonsgegevens
De NVvE ontvangt uw persoonsgegevens of heeft uw persoonsgegevens in het verleden ontvangen, bij uw aanmelding als lid van de Vereniging. Daarnaast kan de NVvE persoonsgegevens van u ontvangen hebben via correspondentie en gegevens die de NVvE verkrijgt als gevolg van gebruik van de website van de Vereniging of via haar andere (digitale) kanalen of organisatie van activiteiten (bijvoorbeeld een congres). Een persoonsgegeven is ieder gegeven, dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren. Een persoonsgegeven kan een naam of telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een e-mailadres zijn. In het kader van de aanmelding van onze leden verzamelen wij de persoonsgegevens zoals opgevraagd via het aanmeldingsformulier.

Doeleinden van de gegevensverwerking
De NVvE verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het informeren van haar leden over de diensten en nieuws van de NVvE via digitale nieuwsbrieven of per post;
• het organiseren van congressen of bijeenkomsten;
• het innen van de contributie;
• het voeren van een ledenadministratie;
• het verzamelen van statistische gegevens en het verbeteren en beveiligen van de website.

Grondslagen van de gegevensverwerking
De NVvE waarborgt dat uw persoonsgegevens uitsluitend op rechtmatige gronden worden verwerkt. Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn:

• De verwerking van uw persoonsgegevens door de NVvE is noodzakelijk in het kader van uw lidmaatschap van de NVvE. Als lid heeft u statutaire rechten en verplichtingen en voor het uitvoeren en waarborgen daarvan is het noodzakelijk dat de NVvE uw persoonsgegevens verwerkt. De verwerkingsgrondslag betreft zodoende de noodzaak tot uitvoering van ‘een overeenkomst’ die u als lid bent aangegaan met de NVvE.
• De NVvE verwerkt uw gegevens tevens met het oog op gerechtvaardigde belangen van de NVvE en derden. Onder deze gerechtvaardigde belangen moeten in ieder geval worden begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van de NVvE.

Indien de NVvE uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden op de grondslag van uw uitdrukkelijke toestemming.

2. MET WIE DELEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

European Society of Endodontology
De NVVE is lid van de European Society of Endodontology (ESE). Alle door de NVvE erkende tandarts-Endodontologen (TE) zijn door het lidmaatschap van Vereniging automatisch aangeslotene van de ESE. De NVvE verstrekt de ESE aan het begin van ieder nieuw jaar naam en e-mailadressen van NVvE-TE leden, om betreffenden toegang te verlenen tot het digitale ESE platform en zodoende korting te kunnen ontvangen op ESE congressen. De ESE bevestigt de NVvE jaarlijks dat de verstrekte persoonsgegevens nooit zonder expliciete toestemming van de NVvE voor andere doeleinden dan hierboven beschreven gebruikt zullen worden.

3. VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

De NVvE gaat discreet om met de persoonsgegevens van haar leden en zal deze nooit zonder expliciete toestemming van haar leden verstrekken aan derden voor (direct) marketingdoeleinden (bijvoorbeeld voor het toezenden van aanbiedingen van leveranciers). De NVvE verstrekt de persoonsgegevens alleen aan derden om aan haar verplichtingen tegenover haar leden te kunnen voldoen en om ervoor te zorgen dat derden aan hun verplichtingen jegens de leden van de NVvE kunnen voldoen.

De leden van de NVvE kunnen via hun lidmaatschap van de NVvE geabonneerd zijn op de vakbladen Endodontie en ENDO. De NVvE verstrekt de benodigde persoonsgegevens van haar geabonneerde leden aan de uitgevers van bedoelde tijdschriften, voor het verkrijgen van toegang tot de digitale versie. De uitgevers bevestigen de NVvE jaarlijks dat de verstrekte persoonsgegevens nooit zonder expliciete toestemming van de NVvE voor andere doeleinden dan hierboven beschreven gebruikt zullen worden.

Automatisch gegenereerde informatie die de NVvE verzamelt voor statistische doeleinden (in het kader van de werking van de website) en de beveiliging en verbetering van de website zullen alleen aan derden worden verstrekt voor zover zij niet tot personen herleidbaar zijn. De NVvE kan de persoonsgegevens van haar leden ook aan derden verstrekken indien de NVvE derde partijen inschakelt voor de uitvoering van (delen van) haar diensten, indien zij daar op grond van wet- en regelgeving toe is verplicht, indien de NVvE daartoe genoodzaakt is en/of in het geval de NVvE dat noodzakelijk acht ter bescherming van haar eigen rechten. Deze derden zijn verwerkers van de NVvE en verwerken de persoonsgegevens slechts ten behoeve van de NVvE en voor geen enkel ander doel.

De NVvE schakelt voor de verwerking van de gegevens (leden- en congresadministratie) een extern bureau in, te weten: DMDesk, Overschieseweg 10-i, 3044 EE Rotterdam, waarmee in lijn met deze privacy verklaring een verwerkersovereenkomst is afgesloten. In geval de NVvE andere verwerkers inschakelt zal zij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerkers conform de wet- en regelgeving uw persoonsgegevens verwerkt en de NVvE daaromtrent instructies kan geven aan de verwerker.

Voorts kan de NVvE aanvullende persoonsgegevens van haar leden verkrijgen doordat leden gebruik maken van de dienstverlening (congresdeelname) van de NVvE. Dit betreft gegevens die de leden zelf, uit eigen beweging aan de NVvE verstrekken en gegevens waarover de NVvE de beschikking krijgt als gevolg van gebruik van de website van de NVvE, zoals het IP-adres en informatie uit cookies (zoals hieronder beschreven).

4. BEWAARTERMIJNEN

De NVvE bewaart gegevens niet langer dan nodig is voor het uitvoeren van haar diensten of zolang als bij wet verplicht is, met een maximum van zeven jaar. De NVvE bewaart gegevens van haar leden niet langer dan nodig is voor het uitvoeren van haar diensten of zolang als bij wet verplicht is, met een maximum van zeven jaar na beëindiging van het lidmaatschap. Op verzoek worden persoonsgegevens direct verwijderd of geanonimiseerd.

5. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS

De NVvE heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Binnen de NVvE kunnen de persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

6. WAT ZIJN DE RECHTEN VAN NVvE-LEDEN?

Leden hebben het recht om informatie op te vragen over hun persoonsgegevens die de NVvE bewaart. Indien die gegevens onjuist, niet (meer) van toepassing of onvolledig zijn, dan kunnen de leden de desbetreffende wijzigingen doorgeven via het eigen account op het ledendeel van de website van de NVvE of via een e-mail aan nvve@dmdesk.nl.

Leden die geen digitale nieuwsbrief van de NVvE wensen te ontvangen, kunnen zich hiervoor afmelden via een link die in iedere mailing van de NVvE is opgenomen. Verder heeft u het recht de NVvE te verzoeken om:

• inzage te geven in uw persoonsgegevens;
• uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;

De verwerking van uw persoonsgegevens is evenwel noodzakelijk om lid te kunnen zijn van de Vereniging. U heeft u het recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door de Vereniging bezwaar te maken. Wij zullen uw verzoek beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek of bezwaar. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen indien de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen daartoe aanleiding geeft. We zullen u in dat geval informeren. U heeft tot slot op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.

7. COOKIES, GOOGLE ANALYTICS, SOCIAAL MEDIA BUTTONS EN LINKS NAAR ANDERE WEBSITES

Cookies
De NVvE maakt gebruik van cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van haar website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die – tijdelijk of permanent – op de computer, tablet of telefoon worden opgeslagen en bij volgende bezoeken aan de website worden teruggestuurd naar de server. Door gebruik te maken van de NVvE-website kunnen cookies worden geplaatst; de NVvE heeft toegang tot die cookies. Cookies kunnen uw computer, tablet of telefoon of bestanden die daarop staan niet beschadigen. De NVvE gebruikt zowel eigen cookies (first party cookies) als cookies van derden (third party cookies). Eigen cookies zijn door of voor de NVvE gemaakt; deze plaatst de NVvE op computer, tablet of telefoon. Uitsluitend de NVvE heeft toegang tot deze cookies. Cookies van derden worden door hen gemaakt en geplaatst en alleen de derde partij heeft toegang tot die cookies. De NVvE heeft over de inhoud en werking van laatstgenoemde cookies geen zeggenschap en is daarvoor ook niet verantwoordelijk.

Google Analytics
De NVvE maakt gebruik van Google Analytics om meer te weten te komen over het gebruik van haar website. Google Analytics plaatst een permanente cookie op uw computer, tablet of telefoon. De door het cookie verzamelde gegevens worden door Google geanalyseerd en de resultaten worden aan de NVvE ter beschikking gesteld. Op basis van deze analyses kan de NVvE haar website of service aanpassen.

Video’s
Via de website kunnen video’s worden getoond die afkomstig zijn van websites van derden, waaronder YouTube en/of Vimeo. Deze derde partijen plaatsen cookies die het mogelijk maken om de video’s te tonen aan de leden. Daarnaast kunnen er cookies worden geplaatst die worden gebruikt om het surfgedrag over meerdere websites te volgen en een profiel van het surfgedrag op te bouwen.

Links naar andere websites
Op de website kunnen links staan naar andere websites waar de NVvE geen toezicht op houdt. De NVvE is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens via de hier bedoelde websites.

8. CONTACT

Indien u vragen heeft over deze privacy verklaring kunt u contact met ons opnemen via: secretariaat@nvve.com